特定技能の定期届出はいつ・誰が出す？年1回の提出時期と参考様式第3-6号の書き方

対象期間と提出時期

特定技能外国人の受入れ・活動・支援実施状況に係る定期届出は、2025年4月から年1回になりました。

対象期間は毎年4月1日から翌年3月31日まで。前年度分を翌年度の4月1日から5月31日までに提出します。たとえば2025年4月1日〜2026年3月31日分の提出期間は、2026年4月1日〜5月31日でした。5月31日が土日祝日に当たる年は翌開庁日が期限です。次回の提出前には、入管庁の届出手続のページで様式と受付情報を再確認してください。

対象期間中に受け入れた人がいなければ提出は不要です。一方、対象期間の最終日だけ受け入れた場合でも対象になります。3月31日時点の在籍者だけを抽出すると、年度途中に受入れを終了した人を漏らすおそれがあります。

誰が提出するか

特定技能所属機関が、受入れ・活動状況に加え、1号特定技能外国人への支援実施状況を取りまとめて提出します。支援を登録支援機関に全部委託している場合も、委託先の支援実施状況を所属機関が取りまとめます。年度途中で委託先が変わった場合は、各機関が担当した期間の記録をそろえてください。

複数の事業所で受け入れている場合、所属機関がまとめて1つの届出書を提出します。別紙1は受け入れている事業所ごとに作成します。提出方法は電子届出、持参、郵送です。電子届出には事前の利用者登録が必要で、所属機関のアカウントから提出します。

使う様式と準備資料

中心となるのは「受入れ・活動・支援実施状況に係る届出書」（参考様式第3-6号）と、その別紙1「特定技能外国人の受入れ・活動・支援実施状況」です。本体には対象期間、所属機関、対象人数、労働条件や支援状況を記入し、別紙1には対象者ごとの活動日数、年間報酬、支援の形態などを記入します。2026年4月1日以降に提出する分は、入管庁の様式一覧に掲載されたExcelの新様式（本体・別紙1・別紙2）を使います。以前掲載されていたPDF版は差し替えられているため、手元の旧様式を使い回さないでください。

• 対象期間中に受け入れた人の一覧と受入れ開始・終了の履歴
• 勤怠、賃金台帳、報酬の支払方法が分かる資料
• 支援計画、面談・相談記録、登録支援機関から受け取った実施状況
• 年度中の随時届出の控えと、未提出事項の確認結果

別紙1に加え、別紙2の署名欄や、報酬の支払方法によっては報酬支払証明書などが必要です。2026年4月1日からは添付書類のルールが変わり、特定技能外国人と比較対象の日本人労働者の賃金台帳の写しは添付不要になった一方、所属機関が一定の基準を満たさない場合は労働保険・社会保険の資料や納税証明書などが新たに必要です（入管庁のリーフレット）。所属機関に関する書類を省略できるのは、一定の基準を満たすことを示す書類を提出する場合などに限られます。提出前に作成要領の「添付書類」と入管庁の「よくある誤り集」を確認してください。

参考様式第3-6号・別紙1の記入例

以下は欄名の読み方を示すための架空例です。正式な届出書の一部だけを抜粋しており、この表を提出することはできません。数値は勤怠・賃金台帳で計算した実績に置き換えてください。

届出書本体から抜粋

法人番号、住所、分野ごとの受入れ状況や労働条件の内訳など、表にない欄も正式様式に沿って記入します。「4 労働条件等」は月平均の欄があるため、年間の合計をそのまま転記しないでください。

別紙1から抜粋

別紙1には生年月日・性別・在留カード番号、報酬の支払方法、随時届出（報告）の提出状況、備考なども記入欄があります。事業所ごとに作り、受入れ開始・終了が年度中にあれば備考に日付を記入します。架空例の氏名・会社名・数値は実在の届出情報ではありません。

提出前の確認点

• 対象者：年度途中の受入れ開始・終了を含め、対象期間の履歴から洗い出す。
• 数字：本体の人数・月平均と、別紙1の対象者別の年間実績を混同しない。
• 支援：登録支援機関が変わった場合は、担当期間ごとの実施状況をそろえる。
• 随時届出：定期届出で代替できるとは考えず、必要な随時届出の提出状況を確認する（種類と14日の期限は特定技能の随時届出の記事）。
• 添付：最新の作成要領で条件を確認し、提出用の資料をそろえる。

行政書士事務所での管理

年1回でも、届出前に1年分の受入れ履歴・勤怠・支援記録を集め直すと確認が重くなります。対象者と所属機関、書類の受領状況、確認期限を日々の案件管理に結び付けておくと、提出前に不足を見つけやすくなります。

在留期間の更新や変更を同じ依頼者の案件として扱う場合、2026年10月1日からは許可期間で手数料が変わっています。新旧の金額は在留資格の更新手数料の記事にまとめています。

資料の読取りや届出書の下書きにAIを使う場合の確認手順は、行政書士の入管業務におけるAI活用の記事で整理しています。

出典

制度・様式に関する記載は、2026年10月20日時点で確認できる出入国在留管理庁の資料に基づきます。提出時には最新の案内を確認してください。

• 2025年4月施行の届出制度の変更
• 定期届出の作成要領
• 特定技能所属機関による届出（定期届出の対象期間・提出期間）
• 特定技能関係の様式一覧（2026年4月以降の新様式）
• 参考様式第3-6号（届出書本体・Excel）
• 参考様式第3-6号（別紙1・Excel）
• 定期届出のルール変更に関するリーフレット
• 各種届出の記載方法・Q&A
• 定期届出でよくある誤り集
• 電子届出システム